Контора приемосдатчика должна располагаться рядом с багажной кассой. Площадь конторы составляет около 5 м2. Внутрь конторы входит рычаг весов, платформа которых находится снаружи. В конторе имеются мебель (стол, вращающийся стул, шкаф для хранения документов) и приспособления для маркировки. Соответственно оборудуются и другие помещения.
Для механизация багажных и грузобагажных операций широко используются электропогрузчики с приспособлениями для захвата, подъема, опускания, транспортирования и штабелирования тарных и штучных грузов. Электропогрузчики могут быть трехколесными и четырехколесными.
Учитывая, что масса электропогрузчиков равна примерно 2 т, для безопасного его проезда конструкция пола и рампы кладовых с учетом массы груза должна допускать нагрузку не менее 2,5 тс/м2.
Возможная высота подъема груза у разных электропогрузчиков составляет от 2 до 4,5 м.
При использовании электропогрузчиков принимаемый к отправлению багаж и грузобагаж укладывают на поддоны. Груз на поддонах подбирают по номерам поездов или станциям назначения.
При отправлении груза со станции без поддона загруженный поддон устанавливается в вагоне у двери, а груз вручную или с помощью внутривагоиных средств механизации перегружают и укладывают на отведенное для данного назначения место.
При разгрузке багажных вагонов грузы, прибывшие на поддонах, захватываются электропогрузчиком и доставляются к месту выдачи (хранения) или сортировки. Грузы, прибывшие без поддонов, укладывают на поддоны станции прибытия.
Для работы в багажных кладовых, а также для доставки грузов к транзитным поездам и обратно могут использоваться электротягачи и автотягачи. Автотягачи применяют лишь при работе в открытых или хорошо вентилируемых кладовых, проезд к которым не связан с тоннельными переходами. При переработке до 3 т багажа и грузобагажа в сутки рекомендуется применять электрокары. При работе тягачей и электрокаров используются прицепные тележки. В кладовой приема багаж и грузобагаж укладывают на тележки, специализированные по номерам отправляемых поездов или станциям назначения (при большом потоке грузов). Тележки расставляют возможно ближе к весам, что уменьшает затрату времени на доставку груза от весов до тележки. При этом должны быть оставлены проезды для тягачей.
Весьма эффективным средством механизации в багажных отделениях являются пластинчатые и ленточные конвейеры (транспортеры), используемые для погрузки и выгрузки грузов из вагонов и автомобилей, а также для сортировки грузов внутри багажных кладовых. В сочетании с конвейерами могут применяться приводные или наклонные рольганги, предназначенные для транспортирования, сортировки и хранения (в качестве стеллажей) груза.
Негабаритные и тяжеловесные грузы перерабатываются при этом электропогрузчиками или другими средствами.
Во избежание многократной сортировки багаж и грузобагаж в кладовых нужно укладывать на стеллажи. Эти кладовые оборудуют многоярусными металлическими стеллажами с обслуживанием их кранами-штабелерами и штабелеукладчиками, устраняющими тяжелый ручной труд по укладке и снятию груза.