Предварительная информация обеспечивает более четкую организацию работы линейных станций и приемосдатчиков багажных вагонов, позволяет увеличить погрузку грузобагажа и багажа на проходящие поезда, улучшить условия труда приемосдатчиков станций, грузчиков багажа, станционных рабочих, так как они могут заранее подготовить багаж и грузобагаж для погрузки.
Для приема и выдачи багажа и грузобагажа устраивают багажные отделения, которые в зависимости от объема переработки в максимальный месяц подразделяются на три группы: свыше 150 т багажа и грузобагаж в сутки (первая группа); от 25 до 150 т (вторая группа) и менее 25 т (третья группа).
При объеме работы, не превышающем 25—30 т в сутки, багаж и грузобагаж перерабатываются в одном общем помещении на специализированных площадках. На крупных станциях со значительным объемом переработки багажа выделяют специализированные помещения.
Могут выделяться отдельные кладовые для приема, выдачи и переработки транзитного багажа и грузобагажа, а также отдельные помещения для крупногабаритных и опасных грузов. Важное значение при планировке вокзалов имеет рациональное расположение багажных отделений, при котором обеспечивается минимальный пробег транспортных средств между вагонами и кладовыми. Кроме того, должны быть обеспечены, удобные для 'пассажиров подходы и подъезды к багажному отделению и минимальное расстояние их прохода в связи с отправлением или получением багажа и грузобагажа. Кроме кладовых, в багажных отделениях размещаются багажные кассы, конторы приемосдатчиков багажа, зал ожидания, группы информации получателей и розыска багажа и другие служебные и бытовые помещения.
Для переработки багажа и грузобагажа в багажных отделениях применяются различные средства механизации: электрокары, электро- и автотягачи, электропогрузчики, конвейеры и рольганги.
Багажные отделения строят обычно в виде одноэтажных зданий шириной 9 или 12 м. Такая ширина складов обеспечивает их строительство без промежуточных опор и улучшает возможности применения средств механизированной переработки багажа и более рационального их использования. Основная масса грузов будет перемещаться при этом в продольном, а не в поперечном направлении, что уменьшает время на проход грузчиков и проезд транспортных средств. Высота складов должна быть не менее 4 м и в зависимости от используемых средств механизации и материалов для строительства складов составляет 4,5—6,5 м.
При принятой ширине длина багажного отделения определяется потребной площадью кладовых, зависящей от объема переработки грузов. Общая площадь багажного отделения равна сумме площадей всех специализированных багажных кладовых.
В зависимости от модели электропогрузчика и длины перемещаемого груза ширина проезда может достигать 4 м.
Длина фронта погрузки и выгрузки багажных вагонов зависит от общего их числа за сутки, графика прибытия на станцию и определяется числом вагонов, одновременно находящихся у багажных кладовых.
Техническое оснащение служебных и бытовых помещений багажного отделения должно обеспечивать благоприятные условия труда для его работников. Багажные кассы должны быть изолированы от зала для пассажиров; площадь их (на одного кассира) должна составлять около 5 м2. Касса должна быть оборудована удобной и современной мебелью, а рабочее место кассира — индивидуальным освещением. Кассы должны оборудоваться электрическими пишущими машинками, электроштемпелями, вычислительными машинами, шкафом с ячейками для хранения багажных дорожных ведомостей, справочными материалами.