При оформлении квитанций форм ЛУ-126 и ЛУ-15 на принятые к перевозке грузы в графе «№ счета» багажный кассир указывает номер отправки (расписки) Госбанка, номер счета грузоотправителя и наименование учреждения Госбанка. Эти данные проставляют на основании заявки грузоотправителя.
Размер провозных плат на грузы, оформленные квитанциями со штемпельной отметкой «Централизованный расчет», определяется багажным кассиром, после чего составляется ведомость расхода бланков грузобагажных квитанций формы ФДУ-90, которую с приложением корешков квитанций высылают РТК (УРТК) для взыскания провозных плат.
Погрузка багажа и грузобагажа в вагон. Дежурный приемосдатчик заблаговременно подбирает перевозочные документы на багаж и грузобагаж, подлежащий отправлению. После подачи по графику багажного вагона под погрузку приемосдатчик багажного отделения проверяет наличие у приемосдатчика багажного вагона маршрутного листа и приступает к погрузке. При этом поддоны с грузом сортируют по станциям назначения и укладывают в вагоне на соответствующее место. Багаж укладывают над грузобагажом. На каждую отправку укладываемого груза передается перевозочный документ. После окончания погрузки и проверки соответствия перевозочных документов сдаточному списку дежурный приемосдатчик и приемосдатчик вагона расписываются в сдаточном списке. Копия сдаточного списка остается у дежурного приемосдатчика.
При загрузке вагона за пломбой сдаточный список, кроме дежурного приемосдатчика, подписывает старший приемосдатчик багажного отделения (начальник смены), затем вместе с документами, упакованными в конверт, его отсылают на станцию назначения ближайшим поездом с почтовым вагоном.
После прибытия поезда на станцию назначения приемосдатчик вагона приносит документы вместе со сдаточным списком в контору багажного отделения и передает их старшему приемосдатчику, который записывает в Книгу прибытия поездов время прибытия и номер поезда, помер багажного вагона и фамилию приемосдатчика. Багажные и грузобагажные документы хранятся у старшего приемосдатчика до подачи вагона под выгрузку. К моменту подачи вагона старший приемосдатчик передает полученные документы и сдаточный список дежурному приемосдатчику, который организует подготовку технических средств и грузчиков к выгрузке с расчетом окончания подготовки к моменту подачи вагонов, которая осуществляется по специальному графику.
Выгрузка начинается сразу после установки вагона у платформы выгрузки. Перед началом выгрузки между дверью вагона и платформой укладывают переходной мостик. Во время выгрузки груз укладывают на специализированные поддоны, что позволяет избежать повторной сортировки в кладовых. Одновременно подбирают документы. По окончании выгрузки приемосдатчик багажного отделения расписывается в сдаточных списках, один экземпляр остается у приемосдатчика вагона, а перевозочные документы на багаж и грузобагаж, подлежащие выдаче, передают в кассу выдачи, где их регистрируют в Книге прибытия и выдачи багажа с указанием станции отправления, номера квитанции, числа мест и массы. На грузобагажных дорожных ведомостях кассир проставляет календарный штемпель и передает их информатору для уведомления получателя.